线上平台破解“月底算账难”
每到月底最后一周，园里的总务老师就不见人影了。她不是请假，而是把自己关在办公室里，对着满桌的纸质请假确认单和七八个Excel表格“闭关”。去年春天的一个月末，我想让她交份材料，她眼眶突然红了：“园长，能缓缓吗？班级的确认单还没收齐，财务催着结账，我明明核了3遍，可数字就是对不上……”
这不是总务老师一个人的困境。我悄悄观察了两个月，发现每到月底，各班班主任也神经紧绷。家长基本都是微信请假，教师有空就记一笔，没空就忘了，到了月底赶制统计表，漏记一条就被家长投诉：“明明请假了怎么没退伙？”“退伙金额算错了。”
总务、财务、教师三方来回扯皮，“我交了”“没收到”成了高频词。一圈流程走下来，7个工作日才能算清一笔退伙账，差错率却居高不下。我拉着总务老师和3个班主任，复盘退伙流程，发现每个环节都要依靠“人盯人”，任何一环掉链子，前面工作全白费。我知道，这是人在替落后的流程“背锅”。
问题很清楚，不是教师不努力，而是工具太落后。但我也犯难——市面上成熟的数字化管理系统，动辄几万甚至十几万，对我们这样的普惠园来说，实在吃力。有没有一条“轻量化”的路子，既能解决管理痛点，又不用花大价钱？
我支的招很简单，不走“高大上”路线，而是“小步快跑”。我找到园里几位懂信息技术的年轻教师，依托我们平常使用的线上平台，自己搭建了“幼儿请假—伙食费退还”联动系统。
家长手机提交请假申请，班主任在线点“同意”，信息会瞬间同步到后勤和财务，退伙金额自动核算。换句话说，班主任指尖一点，退伙就自动算好了。财务不用再对着表格反复核对，后勤也能根据次日预估出勤人数动态调整采购量，总务老师月底“闭关”的日子彻底结束。
效果立竿见影。一年下来，伙食费盈亏稳定控制在±1.2%以内，退伙实现零误差，食材浪费下降22%，财务工作量减少60%，家长满意度从85%提升到98%。最让我欣慰的是总务老师的变化。上个月月底，我在操场碰到她，她正蹲着看幼儿玩滚筒。我问：“月底不结账了？”她笑着说：“系统10分钟生成报表，我也能出来晒晒太阳了。”
数字化转型不一定非要“高大上”。找准真问题，用对小工具，让教师从“月底劫”里解脱出来，把精力还给孩子——这就是我们这所小园子迈出的小步子。
（作者系浙江省湖州市南太湖幼儿园园长）
《中国教育报》2026年05月17日 第02版
作者：胡佳萍