百年日化巨头如何实现智能、绿色办公变革？柯尼卡美能达给出标杆答案
在中国日化行业，有一家拥有百年历史、年销售额超过50亿元、旗下涵盖护肤、彩妆、香氛及家用产品的上市企业，不仅是市场的领导者，更在办公环境数字化与可持续发展方面走在了前列。面对日益复杂的办公管理需求，该企业携手柯尼卡美能达，共同完成了一场高效、绿色、智能的办公升级。
一、客户痛点：从成本管控到绿色转型，日化企业的三重挑战
1. 打印成本与权限管理难
部分部门彩色打印量过高，缺乏有效管控，导致不必要的成本支出；领导层文件输出需要定向到特定设备，以保障处理效率与信息安全，避免重要文件在公共打印设备处堆积或错拿。
2. 环保压力与碳排放可见性低
作为行业领军企业，积极履行环保社会责任是树立良好品牌形象的关键。然而，如何准确量化办公设备产生的碳足迹，并采取有效措施降低碳排放，成为企业实现绿色发展目标过程中亟待解决的迫切需求。
3. 文档电子化进程缓慢
企业运营过程中积累了大量纸质档案，这些档案的数字化转换工作进展迟缓，且数字化后的文档往往难以实现便捷的编辑与高效的检索，严重影响了后续文档调阅、信息复用与管理效率的提升。
二、解决方案：技术+流程，构建可持续智慧办公体系
1. 智能打印管控，实现成本精细化管理
· 通过部署柯尼卡美能达先进的文印管控系统，针对不同部门制定差异化的彩色打印权限与张数限制策略，从源头控制彩色打印的滥用，有效降低非必要成本。
· 特别为管理层设置文件定向输出功能，将其文件直接发送至指定的专用打印设备，避免了与普通员工在公共设备上排队等待的情况，显著提升了决策相关文件的处理效率。
· 该文印管控系统具备高度的灵活性，支持根据企业组织架构调整、部门职能变化等情况，动态调整打印规则与权限分配，实现了弹性化的管理模式，确保管控措施始终贴合企业实际需求。
2. 绿色技术赋能，碳排放降低80%
· 引入柯尼卡美能达bizhub C650i系列数码复合机设备，该系列产品在设计、生产、使用及回收的全生命周期内，其碳排放量较企业以往使用的旧型号产品大幅降低80%，从硬件层面为企业绿色办公奠定坚实基础。
· 设备配套集成了先进的环境监测功能，能够实时采集并通过可视化界面展示设备的碳排放量数据，助力企业对办公环节的环保目标进行透明化、数据化管理，使减排成效一目了然。
3. 文档电子化流程再造，从“存”到“用”的升级
· 采用柯尼卡美能达专业的扫描工作流解决方案，将分散的纸质档案集中处理，通过一键扫描操作即可完成电子化归档，大幅简化了传统人工录入的繁琐流程。
· 该解决方案支持将扫描后的文档直接输出为可检索PDF格式，便于快速查找关键信息；同时，还能直接将扫描图像精准转换为Word、Excel等常用的可编辑格式，极大地方便了后续对文档内容的修改与复用。
· 此方案的实施，不仅从源头上减少了纸张的消耗和打印需求，更重要的是，基于行业平均数据测算，文档检索效率提升了40%以上，显著缩短了员工查找资料的时间，提升了整体工作效率。
三、项目成果：不止于工具，更构建长效服务生态
· 成本显著优化：通过智能打印管控与绿色设备的应用，企业整体打印支出较项目实施前下降约30%，其中彩色打印量得到了精确、有效的控制，杜绝了不必要的彩色打印浪费。
· 环保目标落地：年度碳减排量实现了精确量化统计，为企业编制ESG（环境、社会及治理）报告提供了详实、可靠的数据支撑，有力地展现了企业在可持续发展方面的积极作为。
· 文档管理效率提升：企业文档电子化率达到90%以上，彻底改变了以往依赖纸质档案的管理模式。文档检索时间平均缩短50%，员工能够快速获取所需信息，决策效率和工作响应速度得到极大提升。
· 服务模式创新：柯尼卡美能达与本地授权经销商共同组建了一支经验丰富的联合服务团队，针对该日化企业的特定需求提供定制化的售后支持服务，包括系统日常维护、故障快速响应、使用培训及需求迭代优化等，确保整个智慧办公系统能够持续、稳定、高效地运行。
四、客户证言：量身定制，共建未来办公环境
“柯尼卡美能达不仅提供了先进的技术工具，更深入理解我们企业的管理逻辑与长期秉持的环保承诺。从精细化的成本控制到系统性的绿色转型，从高效的流程优化到可持续的长效服务，他们为我们打造的不仅仅是一套办公设备，更是一个能够可持续进化的智慧办公平台，为我们未来的发展提供了有力支持。”
五、行业启示：数字化转型必须伴随管理思维升级
· 技术是手段，管理是核心：引入先进的数字化办公设备和系统只是转型的开始，如果缺乏与之匹配的精细化管控规则和流程优化，数字化很可能会演变成新的资源浪费，只有技术与管理深度融合，才能释放最大价值。
· 绿色办公是可量化的竞争力：在当前日益重视可持续发展的商业环境下，办公环节的碳排数据可视化管理，将成为企业ESG信息披露的重要组成部分，清晰的减排数据不仅是履行社会责任的体现，更是提升企业品牌形象和市场竞争力的关键要素。
· 文档电子化不是终点，智能检索与复用才是价值所在：实现文档的电子化存储仅仅是基础，更重要的是通过智能化技术提升文档的检索速度、内容识别精度和知识复用能力，将沉淀的文档资源转化为企业的核心知识资产，赋能业务创新与决策支持。
结语
在数字经济加速发展与低碳发展理念深入人心的今天，传统企业的办公转型已不再局限于简单的设备更新换代，而是一场贯穿技术应用、管理模式与企业文化的系统性升级变革。柯尼卡美能达凭借其“硬件设备+软件解决方案+专业服务”的三位一体综合赋能模式，成功为该百年日化企业打造了智能、绿色、高效的办公新范式，不仅为日化行业，更为广大面临相似转型需求的传统企业提供了一套可复制、可扩展、可持续的智慧办公升级范本。